Exagérer la tenue de réunions par ces temps de séance unique est quelquefois un exercice synonyme de gaspillage. Autant dire qu’il faut savoir les mener à bien. Ne sommes-nous pas rattrapés par un manque de temps dont le client ou l’usager peut faire les frais ?
« Je souhaite pouvoir voir M. X, le Directeur de… ». « Navré, M. X est en réunion ». « Savez-vous à quelle heure la réunion pourra se terminer ? » « Elle risque de durer longtemps. Hier, c’était pareil. Les membres du staff sont rentrés en réunion à 9 heures 30 et sont sortis à 14 heures ». Scène classique, semble-t-il, à en croire un citoyen qui s’était rendu il y a quelques jours dans un de nos services publics.
Quoi de plus normal : les staffs se réunissent souvent pour pouvoir conduire convenablement leur travail. Certes, mais, nous sommes en séance unique et tenir des réunions en permanence « bouffe » beaucoup de temps et laisse peu de place à d’autres tâches dont celle de pouvoir assurer des rencontres entre administrateur et administré.
Et ce qui est quelquefois désolant dans l’affaire, c’est que le responsable en réunion est quasiment indispensable : sa signature vaut un laisser-passer ou encore son avis permet d’ouvrir tant de portes. Et ce, lorsque, évidemment avec le centralisme qui caractérise certaines de nos administrations, bien des tâches ne peuvent pas être correctement exécutées.
Il va sans dire qu’il ne s’agit pas là d’interdire les réunions, mais d’organiser le service pour que les usagers ne pâtissent pas des « réunionites ». Car, et c’est là où le bât blesse : beaucoup de réunions sont souvent inutiles. Et leur existence transcende donc la question de la séance unique.
Mauvaise conduite ou impréparation
Aujourd’hui, l’existence des réunions pose en général la question de leur utilité. Souvent, effectivement, quelques coups de téléphone ou une note, voire un rapport demandé à un membre du personnel, peuvent remplacer une réunion.
Une réunion qui a quelquefois tendance à commencer avec un quart d’heure de retard, si ce n’est pas plus. Et qui traîne en longueur en raison d’une mauvaise conduite ou d’une impréparation. Lorsqu’il n’y a pas d’autres biais comme l’excès de parlote ou encore un bavardage dû à un dérapage des propos des uns et des autres qui évoquent des sujets qui n’ont strictement rien à voir avec l’objet de la réunion.
Une bonne conduite exige donc deux choses au minimum. D’abord, la fixation d’une durée. Ensuite, une discipline stricte qui veut que l’on arrête quelqu’un qui sort, comme on dit, du sujet ou s’attarde sur un point ou parle à répétition.
Un procès-verbal qui rend compte des décisions prises et qui fixe un suivi pour l’exécution de ces dernières termine le tout. Car, combien de réunions s’avèrent être d’aucun intérêt lorsqu’elles ne sont pas menées à bien.
Vous aurez compris que la « réunionite » désigne « une habitude, souvent perçue comme excessive, d’organiser des réunions de travail. Ces réunions, parfois considérées comme inutiles ou peu productives, peuvent impacter négativement la productivité et le bien-être des employés », selon Google.
